Skip to content

Mag u een kopie van het identiteitsbewijs van medewerkers bewaren?

Op 1 mei 2016 zijn de regels veranderd ten aanzien van het kopiëren van het paspoort of identiteitsbewijs van medewerkers. Mag u wel of niet een kopie bewaren voor werknemers en zzp’ers?

U mag alleen een kopie van een paspoort of identiteitsbewijs bewaren indien dat op grond van bijzondere regelgeving verplicht is.

Werknemers?

Werkgevers moeten een kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer in het dossier bewaren.

Zzp’ers?

Voor zelfstandigen die in het bedrijf werken geldt geen bijzondere regel dat u verplicht bent een kopie van het identiteitsbewijs te bewaren. U mag alleen een kopie bewaren als het BSN-nummer en de pasfoto is afgeschermd. De zzp’er kan via de app van het Ministerie van Binnenlandse Zaken een afgeschermde kopie maken, of u kunt gebruik maken van een ID-cover.

Zzp’er blijkt achteraf toch werknemer?

De werkgever moet, als achteraf wordt vastgesteld dat er toch sprake is van een arbeidsovereenkomst,  wel een kopie opvragen en bewaren met pasfoto en BSN-nummer. Heeft u geen kopie, dan moet het anoniementarief worden toegepast (minstens 52% loonbelasting en premies zonder maximum).

Stel dat u toch een volledige kopie bewaart, in strijd met de regels?

Bij ontdekking door het College Bescherming Persoonsgegevens bent u een hoge boete verschuldigd (maximum € 810.000,00 of 10% van de jaaromzet).

TIP

Neemt u in de overeenkomst van opdracht met de zzp’er een bepaling op dat, mocht er toch sprake zijn van een arbeidsovereenkomst, hij direct een kopie van het ID-bewijs ter beschikking zal stellen.

Dit blog is geschreven door

Onderwerp

Wij gebruiken cookies enkel voor het bijhouden van onze bezoekersaantallen in Google Analytics.