Skip to content

Spoedwet Elektronisch vergaderen

Door de Corona-uitbraak wordt iedereen beperkt in zijn vrijheid. Dit vergt aanpassingen, ook in wetgeving. Het wetsvoorstel Tijdelijke Wet Covid-19 (in werking getreden op 21 april jl.) bevat diverse tijdelijke aanpassingen zoals het digitaal vergaderen.

Verenigingen, coöperaties, naamloze en besloten vennootschappen (NV, BV) zijn jaarlijks verplicht om vergaderingen te houden. Veelal binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar.

In die vergaderingen wordt ondermeer de jaarrekening vastgesteld, wordt decharge verleend aan bestuurders en commissarissen en kunnen dergelijke functionarissen worden benoemd. De wet en statuten schrijven voor dat die vergaderingen evenals bestuursvergaderingen of van de raad van commissarissen (waar het ook stichtingen kan betreffen) fysiek dienen plaats te vinden en ook het stemmen zelf. De maatregelen rondom de Corona-uitbraak belemmeren dat en dit wetsvoorstel maakt het mogelijk om af te wijken van die wettelijke en statutaire bepalingen. Deze spoedwet is nodig, omdat 1. een besluit van een orgaan dat in strijd is met de wet of de statuten, nietig is, tenzij uit de wet iets anders voortvloeit, en 2. dat van de bepalingen van de wet slechts kan worden afgeweken, voor zover dat uit de wet blijkt.

Veel verenigingen en B.V.’s hebben in de statuten staan dat zij besluiten kunnen nemen buiten de vergadering onder de voorwaarde dat alle vergadergerechtigden hiermee instemmen. Bij een N.V. kan besluitvorming buiten de vergadering alleen als dit staat in de statuten.

Het bestuur kan bepalen dat de vergadering uitsluitend via een elektronisch communicatiemiddel is te volgen. Daarmee wordt afgeweken van het oude wettelijke uitgangspunt dat die vergaderingen fysiek dienen plaats te vinden. Daar zijn strikte voorwaarden (u kunt deze voorwaarden vinden onder dit artikel) aan verbonden. Ook kan het bestuur bepalen dat vergadergerechtigden geen fysieke toegang hebben tot de vergadering.

Hapert de verbinding, of kan een lid/aandeelhouders om een andere reden niet optimaal deelnemen? Dit heeft geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming.

Uitstel

Het bestuur kan ook uitstellen. De termijn om een algemene vergadering te houden kan maximaal 4 maanden worden verlengd. Bij de Vereniging van Eigenaars (VvE) kan dit 6 maanden zijn. De termijn voor het opstellen van de jaarrekeningen bij verenigingen en coöperaties kan worden verlengd met maximaal 4 maanden. Bij de B.V. en N.V. is dit 5 maanden. Na verlenging heeft de algemene vergadering nog een maand om de jaarrekening vast te stellen. Maar, de wettelijke plicht om de jaarrekening uiterlijk 12 maanden na afloop openbaar te maken, verandert niet.

Niet publiceren jaarrekening

Wordt de jaarrekening toch niet tijdig opgesteld, gecontroleerd door de accountant of gedeponeerd vanwege uitstel van de algemene vergadering of andere oorzaak van de Corona-uitbraak? Dit zorgt in principe niet voor bestuurdersaansprakelijkheid als er later faillissement volgt. Het bestuur kan niet worden verweten dat hij taak kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld wanneer hij de jaarrekening niet tijdig heeft openbaar gemaakt. Wel moet het bestuur aantonen dat niet tijdige openbaar maken te wijten is aan de gevolgen van het Corona-virus. Daarentegen dient het bestuur te voldoen aan de boekhoudplicht. De wet bepaalt thans dat een vordering op grond van onbehoorlijke taakvervulling in de periode van 3 jaar vóór faillissement kan worden ingesteld. Heeft het bestuur door de Corona-crisis de jaarrekening 2019 niet tijdig kunnen deponeren? Het bestuur kan dan tot 1 september 2023 een beroep doen op deze Spoedwet.

Tot slot

Deze spoedwet geldt in ieder geval tot 1 september 2020. Deze periode kan telkens met 2 maanden verlengd worden. Deze wet geldt voor rechtsfeiten die na 23 maart zijn voorgevallen, maar heeft geen gevolgen voor rechtshandelingen die voor 23 maart zijn verricht. Onder het oude recht kan besluitvorming, die op niet-fysieke wijze heeft plaatsgevonden, woren vernietigd, als de statuten daar niet in voorzien. Na inwerkingtreding van deze nieuwe wet is dit niet vernietigbaar. Besluiten die onder het oude recht nietig waren maar onder de nieuwe wet niet, worden omgezet naar geldige besluiten. Voorwaarde is wel dat alle onmiddellijk belanghebbenden de handeling van tevoren als geldig hebben aangemerkt.

Heeft u hier vragen over, neem gerust contact met ons op. Samen met u bekijken we wat voor de best mogelijke oplossing is.

Voorwaarden aan digitaal vergaderen onder de Spoedwet elektronisch vergaderen

Beslist het bestuur dat de vergadering toch elektronisch gaat plaatsvinden? Dan gelden de volgende voorwaarden:

  1. Bij de oproeping van de algemene vergadering dient te worden vermeld dat ze elektronisch plaats gaat vinden,
  2. Is de oproeping al verstuurd? Het bestuur kan tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, de wijze van vergaderen of de locatie wijzigen. Het bestuur dient dit kenbaar te maken op dezelfde wijze als de oproeping. Dan kunnen leden/aandeelhouders tot 36 uur vóór de vergadering vragen indienen. Vindt de vergadering alsnog elektronisch plaats terwijl de oproeping al is verzonden, dan moet het bestuur zich inspannen dat aandeelhouders, die zich hadden voorgenomen aanwezig te zijn, alsnog elektronisch kunnen vergaderen en stemmen,
  3. Leden kunnen de vergadering volgen via een elektronisch communicatiemiddel(een livestream, via audio of video),
  4. Leden/aandeelhouders moeten vooraf de kans hebben gehad om schriftelijke of elektronische vragen te stellen over onderwerpen op de agenda (via e-mail of chatfunctie),
  5. de rechtspersoon c.q. haar bestuur beantwoordt voor zover mogelijk de schriftelijke ingediende vragen voorafgaand aan de vergadering, voor zover die nog niet zijn beantwoord,
  6. Vragen kunnen tot 72 uur vantevoren worden ingediend, maar de rechtspersoon kan een kortere termijn hanteren.,
  7. De vragen moeten tijdens de vergadering worden beantwoord en op de website van de rechtspersoon worden geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt voor leden. Tip; het bestuur stuurt vóór de vergadering een e-mail met gestelde vragen en antwoorden naar de leden/aandeelhouders. Zo kan ieder lid/aandeelhouder kennis nemen van de vragen van andere leden/aandeelhouders en de antwoorden daarop. ),
  8. Het bestuur spant zich in om dat tijdens de vergadering nadere vragen elektronisch of anderszins kunnen worden gesteld. Tenzij dit op het moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. De voorzitter van de vergadering kan dit bepalen in het belang van de orde van de vergadering. Ook moet de voorzitter ervoor zorgen dat de vergadering ordelijk en efficiënt verloopt en de spelregels bij de opening van de vergadering worden medegedeeld. Bijvoorbeeld; wie vragen mag indienen, al of niet thematische beantwoording van vragen of het sluiten van een discussie.

Dit blog is geschreven door

Onderwerp

Wij gebruiken cookies enkel voor het bijhouden van onze bezoekersaantallen in Google Analytics.